Kleinunternehmerregelung: Rechnungen und Website automatisch richtig

Sie vermieten eine Ferienwohnung. Ihre Rechnungen weisen keine Umsatzsteuer aus. Bisher hieß das bei uns: Handarbeit. Damit ist Schluss.

Ab sofort kennt das Vermieter-Portal Ihren Umsatzsteuer-Status. Sie sagen einmal Bescheid. Rechnungen und Website folgen automatisch.

Kurz vorweg: Wir leisten keine Steuerberatung. Wir prüfen nicht, ob die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung in Ihrem Fall erfüllt sind, und beurteilen keinen Einzelfall. Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Wir kümmern uns nur darum, dass Ihre Entscheidung in Rechnungen und Website korrekt umgesetzt wird.

Was die Kleinunternehmerregelung ist

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine besondere umsatzsteuerliche Regelung für Unternehmer mit einem bestimmten Umsatz. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen sind die betreffenden Umsätze steuerfrei. Seit dem 1. Januar 2025 gelten dafür grundsätzlich folgende Umsatzgrenzen (Stand: 2025): Der Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreiten. Ob die Regelung in Ihrem konkreten Fall anwendbar ist, hängt von Ihrer individuellen steuerlichen Situation ab.

Was das praktisch bedeutet:

• Sie weisen Ihren Gästen auf der Rechnung die Umsatzsteuer nicht gesondert aus.
• Sie können die Vorsteuer aus Ihren Eingangsleistungen grundsätzlich nicht absetzen.
• Für die Umsatzsteuer gelten besondere, vereinfachte Regelungen. Bestimmte Erklärungspflichten nach § 18 UStG entfallen unter den Voraussetzungen des § 19 UStG. Andere steuerliche Pflichten bleiben bestehen.
• Ihre Rechnung muss einen Hinweis darauf enthalten, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. § 34a UStDV schreibt dafür keinen bestimmten Wortlaut vor, verlangt jedoch einen entsprechenden Hinweis.

Ob die Regelung zu Ihnen passt, hängt von Ihrem Fall ab. Die Umsatzgrenzen und weitere Voraussetzungen sind gesetzlich geregelt. Fragen Sie Ihren Steuerberater. Das ist die einzige ehrliche Antwort – und die einzige, die wir Ihnen geben können.

Was wir jetzt für Sie übernehmen

Sie hinterlegen Ihren Status an einer Stelle. Alles Weitere passiert von selbst.

Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Sind Sie als Kleinunternehmer eingetragen, verschwinden die Netto- und MwSt.-Zeilen komplett. In der Rechnungsansicht, im Rechnungsformular und im PDF für Ihren Gast. Übrig bleibt der Gesamtbetrag.

Auch die Spalten sind weg – nicht ausgeblendet, sondern entfernt. In der Detailansicht: die Spalte „MwSt %", im Erstellungsformular: „USt %" und „USt €". Keine leeren Spalten, keine Nullen, kein Rätselraten.

Stattdessen enthält jede Rechnung den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Sie müssen ihn nicht tippen. Er steht da.

Ihre Website mit dem richtigen Hinweis

Auf Ihrer veröffentlichten Vermieter-Website ersetzt der §-19-Hinweis den Mehrwertsteuer-Hinweis. Überall dort, wo Preise entsprechend dargestellt werden.

Der deutsche Text lautet:

Aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet und daher auch nicht gesondert ausgewiesen.

Auf der englischen Version Ihrer Website steht:

As a small business eligible for the VAT exemption under Section 19 of the German VAT Act (UStG), no VAT is charged or shown separately.

Der kleine Zusatz „(inkl. gesetzlicher MwSt.)" direkt hinter einem Preis entfällt. Jede Wohnungskarte bekommt ihre eigene §-19-Zeile – dort, wo zuvor der Mehrwertsteuer-Hinweis stand.

Wichtig bleibt: Auf Ihrer Website müssen die Preise gegenüber Verbrauchern als Gesamtpreise angegeben werden. Die Preisangabenverordnung verlangt grundsätzlich die Angabe des Gesamtpreises.

Ihr Status auf einen Blick

Unter Konto → Meine Daten zeigt die Karte „Umsatzsteuer" ein Kennzeichen: Kleinunternehmer, Umsatzsteuerpflichtig oder Einordnung fehlt. Darunter steht ein kurzer Absatz, der genau diesen Zustand erklärt.

Ein Blick genügt. Sie müssen nirgends nachschauen, was Sie damals eingestellt haben.

Historie: wer wann was geändert hat

Die Historie liegt an einer anderen Stelle. Unter Konto → Rechtliches finden Sie die Karte „Umsatzsteuer-Status". Sie listet jede Änderung mit Zeitpunkt, die neueste zuerst. Dazu die Bestätigungen, die Sie dabei gegeben haben.

Praktisch, wenn Ihr Steuerberater fragt, seit wann welcher Status gilt.

Unabhängig vom Tarif

Der Kleinunternehmer-Modus ist kein Aufpreis-Extra. Er ist unabhängig vom Tarif verfügbar – auch im kostenlosen Test.

Eine korrekte Rechnung ist keine Zusatzleistung. Sie ist Pflicht.

So schalten Sie um

Im Portal gibt es dafür zwei Wege. Sie unterscheiden sich, und das ist Absicht.

Weg 1: Status ändern

Diesen Weg nehmen Sie, wenn sich Ihr Status tatsächlich ändert.

1. Öffnen Sie Konto → Meine Daten.
2. Suchen Sie die Karte „Umsatzsteuer".
3. Betätigen Sie den Schalter neben Ihrem aktuellen Status.

Es öffnet sich ein Dialog mit der Überschrift „Umsatzsteuer-Status ändern: Kleinunternehmer nach § 19 UStG" – oder „Umsatzsteuer-Status ändern: umsatzsteuerpflichtig", je nach Richtung.

Der Dialog listet auf, was ab dieser Änderung für neu erstellte Rechnungen gilt. Und er stellt klar:

Bereits versendete Rechnungen bleiben unverändert. Ihre hinterlegten Preise ändern sich nicht — nur die steuerliche Behandlung und die Hinweistexte.

Dann verlangt er zwei Häkchen:

• „Ich habe diese Änderung mit meinem Steuerberater besprochen."
• „Mir ist bewusst, dass ich rechtlich dafür verantwortlich bin, meine Preise auf meiner Website und in meinen Rechnungen korrekt auszuweisen."

Erst mit beiden Häkchen wird der Button „Status ändern" aktiv. Das ist Absicht. Ein Statuswechsel kann steuerliche Folgen haben. Wir wollen sicher sein, dass Sie das wissen.

Weg 2: Einordnung bestätigen

Diesen Weg sehen Sie nur, wenn Sie die Frage nach Ihrer steuerlichen Einordnung nie aktiv beantwortet haben – zum Beispiel, weil Sie sie beim Einrichten übersprungen haben. Wer sich schon einmal eingeordnet hat, sieht diesen Button nicht.

Dann steht auf derselben Karte ein eigener Button: „Einordnung bestätigen". Er hält den Status fest, der bei Ihnen derzeit hinterlegt ist. Er ändert ihn nicht.

Der Dialog dazu heißt „Steuerliche Einordnung bestätigen: …" und sagt es deutlich:

Sie halten fest, dass dieser Status für Sie zutrifft. Es ändert sich nichts — weder an Ihren Preisen noch an Ihren Rechnungen oder Ihrer Website. Danach können Sie wieder Rechnungen erstellen und Ihre Website aktualisieren. Möchten Sie den anderen Status, nutzen Sie stattdessen den Schalter.

Auch hier zwei Häkchen – anders formuliert als beim Wechsel:

• „Ich habe meine steuerliche Einordnung mit meinem Steuerberater abgesprochen."
• „Ich bin mir bewusst, dass ich rechtlich dafür verantwortlich bin, meine Preise auf meiner Website und in meinen Rechnungen korrekt auszuweisen."

Der Button heißt hier schlicht „Bestätigen".

Kurz gesagt: Der Schalter ändert etwas. Der Button hält nur fest, was bereits gilt.

Und wenn Sie mehr wissen wollen: Der Link „Mehr dazu in der Hilfe" auf derselben Karte führt zum passenden Hilfeartikel.

Drei Punkte, die viele überraschen

Hier lohnt sich genaues Lesen.

1. Ihre Preise ändern sich nie automatisch.

Wir rechnen nichts um. Ihr hinterlegter Preis bleibt genau so stehen, wie er ist – vorher wie nachher. Nur die steuerliche Behandlung und die Hinweistexte ändern sich.

Ob Ihr Preis nach dem Wechsel noch stimmt, entscheiden Sie selbst. Passen Sie ihn selbst an, wenn nötig.

2. Bereits ausgestellte Rechnungen ändern sich nie rückwirkend.

Jede ausgestellte Rechnung bleibt unverändert. Was Sie bereits erstellt und versendet haben, bleibt unverändert – inklusive PDF. Nur neue Rechnungen und noch nicht ausgestellte Entwürfe werden dem neuen Status zugeordnet.

Das ist gut so. Eine bereits ausgestellte Rechnung, die sich nachträglich durch eine Kontoeinstellung verändert, wäre ein echtes Problem.

3. Ihre Website zeigt den neuen Hinweis erst nach der nächsten Veröffentlichung.

Der Wechsel wird auf Ihrer Website nicht sofort sichtbar. Ihre Website ist eine fertiggestellte Seite. Der neue Hinweis erscheint, sobald Sie das nächste Mal veröffentlichen.

Also: umschalten, dann veröffentlichen. Dann passt es.

Und noch etwas: Sie pflegen den Status an genau einer Stelle. Es gibt keinen zweiten Schalter, den Sie übersehen könnten.

Ihr MeineFeWoSeite-Abo bleibt umsatzsteuerpflichtig

Diesen Punkt verwechseln viele.

Ihre Kleinunternehmerregelung betrifft Ihre Umsätze mit Ihren Gästen. Sie hat keinen Einfluss auf die umsatzsteuerliche Behandlung unseres Abo-Entgelts.

Wir berechnen für unser MeineFeWoSeite-Abo weiterhin die gesetzliche Umsatzsteuer.

Was passiert, wenn Sie sich gar nicht einordnen

Ohne steuerliche Einordnung wissen wir nicht, wie Ihre Rechnungen aussehen sollen. Also raten wir nicht.

Solange die Angabe fehlt, erstellen, bearbeiten und versenden Sie keine Rechnungen. Statt des Formulars sehen Sie eine Karte mit der Überschrift „Steuerliche Einordnung fehlt" und den Weg zur Lösung.

Ihre Website veröffentlichen Sie das erste Mal ganz normal. Dabei gehen wir von Umsatzsteuerpflicht aus: Bei Ihren Preisen steht der Mehrwertsteuer-Hinweis. Jede weitere Veröffentlichung wartet, bis Sie sich eingeordnet haben.

Das klingt streng. Gemeint ist es als Schutz. Eine falsch ausgewiesene Rechnung oder ein falscher Steuerhinweis kostet Sie später mehr Zeit als ein Klick heute.

Damit Sie nicht suchen müssen: Ein Hinweis im Portal und eine einmalige Benachrichtigung über die Glocke zeigen Ihnen den Weg zu Konto → Meine Daten. Dort holen Sie die Angabe über den Button „Einordnung bestätigen" oder über den Schalter nach.

Und keine Sorge: Wer die Frage bewusst mit „Nein" beantwortet hat, ist bereits eingeordnet. Ein bewusstes Nein zählt nie als fehlende Angabe.

Fazit

• Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bedeutet unter den gesetzlichen Voraussetzungen Folgendes: Ihre Umsätze sind steuerfrei, Sie weisen die Umsatzsteuer nicht gesondert aus und können grundsätzlich keine Vorsteuer absetzen.
• Seit dem 1. Januar 2025 gelten grundsätzlich Umsatzgrenzen von 25.000 € im vorangegangenen und 100.000 € im laufenden Kalenderjahr (Stand: 2025). Ob die Regelung für Sie gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
• Das Portal kennt Ihren Status jetzt. Rechnungen und Website folgen automatisch – samt dem erforderlichen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.
• Sie ändern den Status unter Konto → Meine Daten in der Karte „Umsatzsteuer" über den Schalter. Zwei Bestätigungen, dann „Status ändern".
• Haben Sie die Frage nie aktiv beantwortet, holen Sie das mit „Einordnung bestätigen" nach. Dabei ändert sich nichts.
• Ihre Preise ändern sich nie automatisch. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert. Ihre Website zeigt den neuen Hinweis ab der nächsten Veröffentlichung.
• Ihr MeineFeWoSeite-Abo wird weiterhin mit der gesetzlichen Umsatzsteuer abgerechnet. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur Ihre eigenen Umsätze, nicht unser Abo-Entgelt.
• Der Kleinunternehmer-Modus ist unabhängig vom Tarif verfügbar – auch im kostenlosen Test.
• Wir leisten keine Steuerberatung. Wir prüfen nicht, ob die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung in Ihrem Fall erfüllt sind. Ob der Status für Sie passt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Sie kümmern sich um Ihre Gäste. Wir kümmern uns darum, dass Ihre Rechnungen und Ihre Website die von Ihnen hinterlegte steuerliche Einordnung korrekt umsetzen.

Jetzt kostenlos testen →